Nhìn doanh nghiệp
như một hệ thống.
Biến định hướng
thành thực thi.
Hơn 5 năm kinh nghiệm thực chiến, phát triển từ Sales tuyến đầu đến vai trò làm việc trực tiếp cùng Ban điều hành trong các bài toán vận hành, tăng trưởng và tái cấu trúc. Phạm vi công việc trải rộng trên 5 chức năng và 70+ nhân sự, với trọng tâm là kết nối mục tiêu, nguồn lực, con người, quy trình và dữ liệu để các quyết định được chuyển hóa thành hành động và kết quả đo lường được.
chu kỳ Cash Conversion Cycle
4 → 26+ SKU chiến lược
tăng từ mức 2.6×
trên 5 chức năng cốt lõi
Trước khi làm vận hành, tôi đã tự xây dựng và vận hành một mô hình kinh doanh của riêng mình.
Trước khi gia nhập Kim Cương Vàng, tôi vận hành song song hai công việc: kinh doanh phân phối sản phẩm sức khỏe và nhạc cụ, đồng thời trực tiếp giảng dạy Organ/Guitar theo mô hình một thầy một trò.
Ở mảng giảng dạy, tôi đã đào tạo hơn 100 học viên trong và ngoài nước, tự xây dựng giáo trình và thư viện dữ liệu phục vụ cộng đồng người chơi đàn Yamaha PSR. Ở mảng kinh doanh, tôi tự phát triển các kênh digital, triển khai SEO, bán hàng B2B và duy trì doanh thu khoảng 50–360 triệu đồng/tháng.
Giai đoạn này cho tôi nền tảng thực tế về bán hàng, khách hàng, marketing và cách một mô hình nhỏ tạo ra doanh thu. Đồng thời, tôi nhận ra mình muốn được làm việc trong một môi trường có quy mô và mức độ phức tạp cao hơn — nơi các quyết định không chỉ liên quan đến một cá nhân hay một kênh kinh doanh, mà liên quan đến nhiều phòng ban và nguồn lực cùng lúc.
Vì vậy, tôi chủ động gia nhập Kim Cương Vàng từ vị trí Sales. Ngay từ giai đoạn đầu, tôi không chỉ nhìn công việc dưới góc độ bán hàng. Tôi bắt đầu quan sát cách các bộ phận liên kết với nhau, những điểm nghẽn nằm ở đâu và một quyết định ở một bộ phận có thể ảnh hưởng thế nào đến toàn bộ hoạt động kinh doanh.Tư duy đó trở thành nền tảng cho quá trình phát triển của tôi từ Sales → Operations → Executive Assistant to the General Director, và sau đó mở rộng sang các bài toán vận hành xuyên chức năng.
Kim Cương Vàng
Thiết kế lại danh mục sản phẩm theo vai trò trong tăng trưởng
Danh mục ban đầu gồm khoảng 4–6 sản phẩm. Nền tảng sản phẩm đã hình thành nhưng chưa khai thác đầy đủ các nhu cầu khác nhau của khách hàng và cơ hội bán chéo trong vòng đời khách hàng.
Bài toán không chỉ là tăng số lượng SKU, mà là xác định vai trò của từng nhóm sản phẩm trong doanh thu, thu hút khách hàng mới, bán chéo và gia tăng giá trị đơn hàng.
Mở rộng danh mục theo cấu trúc rõ ràng, tạo thêm điểm tiếp cận khách hàng và tăng khả năng khai thác giá trị từ hệ thống khách hàng hiện hữu.
- Phân tách danh mục theo vai trò: sản phẩm chiến lược & mùa vụ; sản phẩm phễu thu hút khách hàng mới; sản phẩm bổ trợ thúc đẩy bán chéo và gia tăng giá trị đơn hàng.
- Chuyển Marketing từ mô hình agency sang đội ngũ in-house, tăng khả năng kiểm soát dữ liệu, triển khai và tốc độ phản hồi.
- Rà soát hiệu quả từng kênh, giảm nguồn lực cho các hoạt động kém hiệu quả và tập trung vào các kênh có khả năng tạo tăng trưởng.
"Danh mục sản phẩm hiệu quả không chỉ được đo bằng số lượng SKU. Quan trọng hơn là mỗi sản phẩm có một vai trò rõ ràng trong cấu trúc tăng trưởng và cùng đóng góp vào mục tiêu chung."
Kim Cương Vàng
Tái cấu trúc để thích ứng
Giai đoạn thị trường biến động tạo áp lực lên biên lợi nhuận và dòng tiền. COGS, chi phí bán hàng và G&A cần được rà soát lại để đảm bảo hiệu quả vận hành trong khi doanh nghiệp vẫn duy trì khả năng tăng trưởng.
Bài toán vì vậy không chỉ là cắt giảm chi phí, mà là xác định những khoản cần tối ưu, mức độ ưu tiên và tác động của từng thay đổi đối với hoạt động kinh doanh.
Phối hợp cùng Ban điều hành kiểm soát chi phí và cải thiện hiệu quả sử dụng nguồn lực, đồng thời duy trì khả năng vận hành và các mục tiêu kinh doanh trọng yếu.
- Tham gia đàm phán lại với các đối tác trong chuỗi cung ứng, rà soát tiêu chuẩn và điều kiện hợp tác; đồng thời theo dõi các yếu tố ảnh hưởng đến vòng quay công nợ và Cash Conversion Cycle.
- Phân tích cấu trúc chi phí theo từng nhóm, cung cấp dữ liệu và phương án để Ban điều hành lựa chọn mức độ ưu tiên và lộ trình triển khai. Theo sát quá trình thực thi sau quyết định, phối hợp giữa các bên liên quan và theo dõi tác động thực tế lên chi phí và vận hành.
- Đồng hành cùng Ban điều hành trong việc cân bằng giữa mục tiêu tiết giảm ngắn hạn và khả năng duy trì hoạt động ổn định.
"Tối ưu chi phí không đơn thuần là cắt giảm. Quan trọng hơn là hiểu cấu trúc chi phí, xác định đúng điểm tác động và triển khai thay đổi mà không làm mất đi khả năng vận hành của doanh nghiệp."
Tim Homes & Farm
Thiết lập vận hành cho một mô hình kinh doanh mới
Tham gia một dự án mới trong lĩnh vực lưu trú trải nghiệm, F&B và nông trại tại khu tổ hợp quy mô 3 ha.
Phạm vi công việc trải dài từ giai đoạn hình thành mô hình, cải tạo và setup mặt bằng đến xây dựng hệ thống vận hành và chuẩn bị đưa dự án vào hoạt động thử nghiệm
Đưa dự án từ giai đoạn chuẩn bị sang trạng thái có thể vận hành thực tế, với mô hình dịch vụ, cơ sở vật chất, đội ngũ và quy trình được thiết lập ở mức phù hợp với giai đoạn đầu.
- Theo sát quá trình triển khai từ định hướng mô hình, cải tạo – thi công đến setup các khu vực dịch vụ.
- Xây dựng nền tảng vận hành ban đầu: SOP, cơ cấu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phân quyền trách nhiệm.
- Phối hợp chuẩn bị các kênh hiện diện thương hiệu và tiếp cận khách hàng trước giai đoạn khai trương.
"Ở một dự án mới, điều quan trọng không phải hoàn thiện mọi thứ ngay từ đầu, mà là thiết lập đúng những nền tảng cần thiết để đội ngũ có thể vận hành, đo lường và tiếp tục cải thiện."
Mở rộng kinh nghiệm thực chiến bằng góc nhìn quản trị
Kinh nghiệm vận hành được hình thành chủ yếu từ thực tế, nhưng tôi cho rằng góc nhìn của người đi vận hành cũng cần liên tục được mở rộng. Bên cạnh công việc thực tế, tôi chủ động học hỏi từ các nhà quản lý và chuyên gia đã có kinh nghiệm trong Marketing, Retail, Finance và Business Management. Những góc nhìn này giúp tôi hiểu rõ hơn cách các quyết định được hình thành ở cấp quản trị và cách chúng tác động đến hoạt động thực tế.
Các chương trình CFO và CMO giúp tôi bổ sung góc nhìn về tài chính, marketing, tăng trưởng và cách các chức năng này liên kết với vận hành doanh nghiệp.
"Một doanh nghiệp không vận hành bằng những phòng ban độc lập. Các quyết định về tài chính, con người, vận hành và thị trường luôn tạo ra tác động lẫn nhau.— Nguyễn Tấn Thành
Giá trị của một người làm vận hành vì vậy không chỉ nằm ở một chuyên môn riêng lẻ, mà ở khả năng nhìn thấy các mối liên kết, xác định ưu tiên và chuyển hóa định hướng thành hành động.
Cách tôi tiếp cận
một hệ thống hoặc một bài toán vận hành
Ba case trên có bối cảnh khác nhau, nhưng đều sử dụng một cách tiếp cận tương đối nhất quán: xác định mục tiêu, hiểu nguồn lực và ràng buộc, triển khai với trách nhiệm rõ ràng, đo lường kết quả và điều chỉnh theo thực tế.
Chiến lược
Xác định mục tiêu, ưu tiên và tiêu chí đo lường rõ ràng trước khi hành động.
Nguồn lực
Xác định đúng con người, ngân sách và thời gian theo mức độ tác động.
Thực thi
Làm rõ trách nhiệm, mốc thời gian và cơ chế follow-through để quyết định được chuyển hóa thành hành động
Đo lường
Theo dõi dữ liệu vận hành, nhận diện vấn đề và đánh giá tác động thực tế.
Tối ưu
Điều chỉnh quy trình và nguồn lực qua từng vòng lặp để cải thiện hiệu quả.
Ba nguyên tắc định hình cách tôi làm việc.
Ownership Mindset
Người làm vận hành cần nhìn vấn đề vượt ra ngoài phạm vi một phòng ban, chủ động tìm nguyên nhân, phương án và theo sát việc thực thi đến khi có kết quả.
Evidence-Based
Các quyết định quan trọng nên được xây dựng trên dữ liệu, phân tích và tác động thực tế, đồng thời kết hợp với bối cảnh kinh doanh thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.
Coaching-Oriented
Hiệu suất bền vững đến từ một đội ngũ hiểu mục tiêu, có trách nhiệm rõ ràng và đủ năng lực để chủ động xử lý vấn đề và đưa ra quyết định tốt hơn.
Học từ nền tảng quản trị. Phát triển qua thực tiễn vận hành.
Những dấu mốc trong hành trình vận hành
Hình ảnh và tư liệu từ quá trình làm việc: hoạt động thị trường, chiến dịch thương hiệu, sản phẩm, hệ thống điểm bán, các hoạt động pháp lý – vận hành và những dấu mốc đại diện doanh nghiệp.
Kết nối các nguồn lực chuyên môn khi doanh nghiệp cần
Trong quá trình làm việc, tôi xây dựng và duy trì mạng lưới các đầu mối chuyên môn có thể phối hợp khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu về công nghệ, nhân sự, pháp lý và tài chính.
Kết nối và triển khai các công cụ công nghệ phục vụ quản trị, bao gồm HR software, E-learning nội bộ và các ứng dụng GenAI nhằm hỗ trợ phân tích, chuẩn hóa và nâng cao hiệu suất công việc.
Phối hợp tuyển dụng và phát triển nhân sự theo từng giai đoạn, từ IT, Mass, Back Office đến các vị trí chuyên môn; hỗ trợ xây dựng employer branding, quản trị quan hệ lao động và các hoạt động HR Operations.
Phối hợp xử lý các bài toán về thành lập/thay đổi doanh nghiệp, công bố và quảng cáo sản phẩm, kiểm định, OEM trong lĩnh vực thực phẩm, sở hữu trí tuệ và các yêu cầu tuân thủ vận hành.
Phối hợp xây dựng hệ thống kiểm soát và quản trị tài chính, bao gồm kế toán quản trị, kiểm toán nội bộ, quyết toán thuế và các giải pháp tài chính phù hợp với từng giai đoạn phát triển.